Hướng dẫn viết email từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo, không “mất lòng” nhà tuyển dụng?

Rất nhiều ứng viên nhận được email mời phỏng vấn, tuy nhiên bạn nhận thấy công ty, vị trí, mức lương không phù hợp, và không biết làm cách nào từ chối lời mời phỏng vấn. Hãy đọc bài viết dưới đây.

Mẫu email từ chối phỏng vấn

Sử dụng một số mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn có sẵn được JobOKO cung cấp sau đây, bạn có thể tham khảo và chắc chắn rằng cách diễn đạt của mình đã ổn hay chưa và cũng có thể định dạng email cho đẹp, bố cục rõ ràng hơn.

1. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản

Dưới đây là một ví dụ về một email cơ bản để từ chối một cuộc phỏng vấn:

“Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn – Tên của bạn

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cân nhắc trao cho tôi cơ hội đến tham dự cuộc phỏng vấn vào vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, tôi muốn rút đơn xin việc khỏi vị trí này.

Tôi chân thành cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian để xem xét đơn xin việc và CV của tôi.

Một lần nữa, cảm ơn anh/chị đã xem xét.

Trân trọng,

Tên của bạn

E-mail

Số điện thoại”.

2. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác

“Chủ đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Tên công ty] vào vị trí [tên chức danh công việc]. Trong khi chờ đợi phản hồi cho vị trí này, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một doanh nghiệp khác, vì vậy tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.

Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn anh/chị vì đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí này. Xin đừng ngần ngại liên lạc nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Trân trọng,

Tên của bạn

E-mail

Số điện thoại”.

3. Mẫu email từ chối phỏng vấn khi bạn cần thay đổi kế hoạch công việc

“Kính gửi Mr/ Ms/ Mrs. [Tên nhà tuyển dụng] hoặc Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/ Công ty [tên công ty],
Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì kế hoạch công việc đã thay đổi sau khi tôi gửi CV xin việc. Tôi phải từ chối cơ hội phỏng vấn dù rất mong muốn được cống hiến trong một môi trường tốt và tích cực như quý công ty.
Tôi mong rằng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng. Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã xem xét và đưa ra lời mời phỏng vấn cho tôi.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]”.

4. Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh (lý do đã nhận công việc khác)

“Dear Mr/ Ms/ Mrs [Name]/ Dear [Company Name/ Department],
Thank you for reaching out! I’m so grateful for the time and consideration you’ve given my application for the [position] role. However, I recently accepted an offer from another company.
I wish you the best of luck filling this role and hope we can keep in touch. If anything changes in the future, I’ll certainly reach out in case the timing is right on both sides.
Best regard,
[Your Name]”.

Lưu ý

Khi viết thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh, bạn cần lưu ý các điều sau:

• Thể hiện thái độ lịch sự: Nên từ chối một cách khéo léo và lịch sự nhất có thể. Điều này để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và biết đâu sau này, bạn sẽ gặp lại họ khi phỏng vấn ở một công việc khác.
• Về lý do từ chối, không nên đưa ra các lý do quá khách quan và không có gì đảm bảo tính xác thực của nó, như tin đồn về môi trường công ty không tốt hay phúc lợi công ty còn thấp,… Những lý do này sẽ rất dễ khiến bạn rơi vào “blacklist” của công ty và nó thật sự không tốt cho tương lai của bạn sau này.
• Gợi ý ứng viên khác: Nếu công việc bạn được mời phỏng vấn phù hợp hơn với bạn bè hay người thân, bạn có thể giới thiệu họ với nhà tuyển dụng. Lưu ý là bạn nên nhận được sự đồng ý từ bạn bè trước khi giới thiệu họ cho nhà tuyển dụng.

Cách viết

Các mục cần có trong email bao gồm nội dung sau:

1. Tiêu đề

• Nếu bạn trả lời trực tiếp trên email mời phỏng vấn nhà tuyển dụng gửi đến thì không cần có tiêu đề.
• Nếu bạn viết một email mới, nên viết tiêu đề một cách ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được mục đích bạn viết bức thư này. Ví dụ: “Reply for the interview invitation”,…
• Gửi lời chào và cảm ơn
• Gửi lời chào trân trọng đến nhà tuyển dụng và cảm ơn họ đã trao cơ hội phỏng vấn, xem xét đối với mình là điều lịch sự nên làm.

Ví dụ:

Gửi lời chào:

• Dear Mr. Hung Nguyen _ HR manager
• Dear Ms. Ngoc Phan

Gửi lời cảm ơn:

• Thank you very much for the interview invitation at ABC Company. I appreciate being considered as a candidate with the export sales staff position.
• I’m grateful for the opportunity to interview at ABC Company with the English teacher position.
• I am grateful for the opportunity to interview at ABC Company for a marketing internship.
• Thank you very much for the invitation to interview at ABC Company. I appreciate being considered as a candidate.

2. Đưa ra lời xin phép từ chối phỏng vấn

Xin phép một cách lịch sự vì đã hủy buổi phỏng vấn của nhà tuyển dụng và đề cập lý do ngắn gọn, đơn giản: có thể là lý do cá nhân hoặc đã nhận công việc khác,… Không nên những lý do quá chi tiết.

• I regret that I must deny this opportunity at this time because I have accepted another job: Tôi rất tiếc rằng tôi phải từ chối cơ hội này vào lúc này bởi vì tôi đã chấp nhận một công việc khác.
• I would like to withdraw my application for this position because of personal reasons: Tôi muốn rút đơn ứng tuyển cho vị trí này vì lý do cá nhân.
• I am not interested in interviewing at this time: Tôi chưa quan tâm việc phỏng vấn vào thời gian này.
• I regret not participating in the interview because I found a job that suits me: Tôi rất tiếc không tham gia phỏng vấn vì tôi đã tìm thấy công việc phù hợp với mình.

3. Giới thiệu bạn bè khác phù hợp

Ví dụ:

• My friend, Nam, is a very good fit for this opportunity. You can reach him at …gmail.com: Bạn của tôi: Nam, rất phù hợp với cơ hội này. Bạn có thể liên hệ với anh ấy qua gmail: …
• I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match: Tôi sẽ ghi nhớ vị trí này và giới thiệu bất kỳ ai có thể phù hợp.

4. Lời cảm ơn và lời chào trân trọng

Ví dụ

Lời cảm ơn

• Thank you again for considering me for this position: Cảm ơn bạn vì đã dành sự quan tâm cho tôi với vị trí này.
• Thank you again and hope you will find a suitable candidate as soon as possible: Một lần nữa cảm ơn bạn và hy vọng bạn sẽ tìm được ứng viên phù hợp sớm.
• Best of luck on the search. Chúc bạn may mắn trong việc tìm kiếm ứng viên

Lời chào

• Best regards,
• Thanks and Best regards,
• Sincerely,

Mẫu Thư Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối phỏng vấn, cùng tham khảo bạn nhé:

Mẫu 1

Dear Ms Trang,

I greatly appreciate the opportunity to interview for Customer Service staff and learn more about your organization.

However, I regret that I must deny this opportunity at this time because I have accepted a job.

I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match.

Best regards,

Minh Hoang

Chào chị Trang,

Tôi rất cảm kích vì được trao cơ hội tham gia phỏng vấn vào vị trí Chăm sóc khách hàng và hiểu thêm về công ty.

Tuy nhiên, trong thời điểm này tôi rất tiếc phải từ chối cơ hội vì đã đồng ý nhận một công việc khác.

Tôi sẽ ghi nhớ vị trí này và giới thiệu bất kỳ ai có thể phù hợp.

Trân trọng

Minh Hoàng 

Dear Mr Tung,

Thank you so much for taking the time to consider me for the Secretary.

I regret not participating in the interview because I found a job that suits me.

Wishing you and your company the very best in the future.

Best regards,

Mai Tran

Chào anh Tùng

Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian để xem xét về công việc thư ký cho tôi.

Tôi rất tiếc không tham gia phỏng vấn vì tôi đã tìm thấy công việc phù hợp với mình. 

Chúc anh và công ty của bạn những điều tốt nhất trong tương lai

Trân trọng,

Mai Trần

Mẫu 3

Dear Ms Linh,

I’m happy to receive an interview for position sales. However, after careful consideration, I regret to inform you that I was offered a different job at another company. Thank you so much for your time and consideration,

One more time, thanks for your offer and your time. Wish you all health, success and happiness.

Sincerely,

Ha Le

Chào chị Linh,

Tôi rất vui khi nhận được một cuộc phỏng vấn cho vị trí bán hàng. Tuy nhiên, sau khi xem xét cẩn thận, tôi rất tiếc phải báo rằng tôi đã được mời làm một công việc khác tại một công ty khác. Cảm ơn chị rất nhiều vì đã dành thời gian và cân nhắc,

Một lần nữa, cảm ơn chị vì đề nghị công việc. Chúc chị sức khỏe, thành công và hạnh phúc.

Trân trọng,

Hà Lê

Mỗi một cơ hội phỏng vấn đều rất đáng được trân trọng khi bạn tìm việc làm, nhưng vì không phải cơ hội nào cũng dành cho bạn. Từ chối lời mời phỏng vấn bằng những cách chuyên nghiệp được LBT creative hướng dẫn ở trên để luôn là một ứng viên tích cực, lịch sự và “để dành” cơ hội việc làm cho tương lai nhé.