Bí kíp trả lời THƯ MỜI NHẬN VIỆC chuyên nghiệp, khéo léo

1. Thư mời nhận việc là gì? 

Thư mời nhận việc còn có tên tiếng Anh là Offer Letter hoặc Interview Invitation. Đây là loại văn bản nhằm thông báo kết quả tuyển dụng (vòng hồ sơ), giới thiệu sơ lược về công việc hoặc hẹn ứng viên đến phỏng vấn trực tiếp (nếu có). Thông thường, thư mời thường bày tỏ lời cảm ơn và mong muốn hợp tác của công ty. Nội dung sau đó bao gồm: nhiệm vụ chính, ngày bắt đầu làm việc, giờ làm việc, thu nhập…Việc gửi thư mời nhận việc chủ yếu giúp xác nhận thông tin tuyển dụng, đồng thời làm căn cứ để chứng minh người lao động đã được thuê vào công ty.

Thư mời nhận việc còn được hiểu là lời mời chính thức từ nhà tuyển dụng gửi đến những ứng viên tham gia phỏng vấn thành công và sắp tới sẽ trở thành nhân viên của doanh nghiệp.

Thường các điều khoản và điều kiện được nêu rõ trong thư mời nhận việc sẽ bao gồm các thông tin như:

• Mức lương
• Lợi ích, tiền thưởng cuối năm
• Giờ làm việc
• Công việc chính của nhân viên
• Tên người quản lý hoặc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
• Ngày bắt đầu làm việc chính thức,…

2. Tại sao phải phản hồi thư mời làm việc? 

Những ứng viên lần đầu đi xin việc thường không để ý nhiều đến việc phản hồi thư mời nhận việc. Sau khi phía Nhân sự liên hệ thông báo kết quả tuyển dụng, ứng cử viên thường được yêu cầu xác nhận lại qua điện thoại hoặc email. Thực chất, việc phản hồi thư cũng chính là lời đồng ý, xác nhận 100% sự tham gia của bạn vào đội ngũ công ty. Nếu không có lời xác nhận này thì chẳng khác nào bạn ngầm từ chối công việc mình vừa trúng tuyển cả.

Ứng viên giỏi nên biết cách gửi thư phản hồi để thể hiện rõ thái độ tôn trọng để tạo ấn tượng tốt. Làm thế nào để viết thư phản hồi đầy đủ và chính xác? Việc soạn thư cũng không mất quá nhiều thời gian nên hãy suy nghĩ thật kỹ và phản hồi trong vòng 24h kể từ lúc nhận thư từ nhà tuyển dụng là tốt nhất.

3. Cách trả lời thư mời nhận việc 

Kỹ năng trả lời thư mời nhận việc cũng sẽ khác nhau tùy theo quyết định cá nhân. Dù là đồng ý ngay hay cần thêm thời gian cân nhắc và suy nghĩ thì ứng cử viên cũng nên từ tốn soạn một văn bản lịch sự. Một bức thư chuẩn chỉnh sẽ càng nhấn mạnh thêm phong cách chuyên nghiệp.

Cách trả lời thư nhận việc – đồng ý 

Vậy sau khi nhận được thư mời nhận việc nên trả lời như thế nào để thể hiện mình là người chuyên nghiệp. Để giúp cho quá trình trả lời thư được suôn sẻ, tạo được ấn tượng tốt đối với doanh nghiệp bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Xem xét thư trả lời trúng tuyển từ nhà tuyển dụng
• Đàm phán với nhà tuyển dụng
• Đưa ra lời chấp nhận hoặc từ chối đối với vị trí công việc từ nhà tuyển dụng

Nếu xác định đồng ý luôn với kết quả từ công ty, bạn hãy gửi thư cảm ơn ngay lập tức, đồng thời bày tỏ sự trân quý dành cho công việc. Nên lưu ý kèm theo những nội dung sau:

• Nếu bạn đưa ra quyết định là đồng ý và có thể nhận việc ngay theo thư mời nhận việc bằng email mà doanh nghiệp gửi cho bạn, thì hãy trả lời đồng ý ngay lập tức với những thông tin mà doanh nghiệp gửi.
• Bày tỏ sự cảm ơn đối với doanh nghiệp vì đã cho mình cơ hội làm việc bằng cách thể hiện sự háo hức khi bắt đầu hoặc bày tỏ cách mà bạn sẽ đóng góp cho doanh nghiệp khi làm việc.
• Hứa hẹn sẽ thực hiện công việc tốt nhất theo khả năng.
• Xác nhận làm việc tại công ty theo thời gian cụ thể.
• Đính kèm thông tin cá nhân (ngày tháng năm sinh, số CMND, số tài khoản ngân hàng…) nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
• Nếu còn thắc mắc thì đừng ngần ngại hỏi thêm về lương, thưởng, tính chất công việc…

• Xác nhận các thông tin lao động trong thư mời nhận việc một lần nữa, việc xác định chính xác các nội dung thông tin sẽ hạn chế được sự hiểu lầm của bạn đối với các điều khoản được đề cập trong thư nhận việc. Cần xác định chính xác các thông tin về ngày bắt đầu làm việc, lương, lịch làm việc, chế độ và chính sách khi làm việc, v.v.
• Hỏi các bước cuối khi nhận việc, khi kết thúc câu trả lời nhận việc của mình bạn nên cân nhắc hỏi nhà tuyển dụng có điều gì cần thực hiện trước khi bắt đầu ngày làm việc đầu tiên không.
• Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa.

Cách trả lời thư mời nhận việc – từ chối 

Ứng viên hoàn toàn có thể từ chối lời mời nhận việc vì nhiều lý do. Có thể là bạn đã tìm được công việc khác hoặc không còn thấy mình phù hợp với yêu cầu công việc nữa. Trước khi trả lời thư với nội dung từ chối, hãy xem xét qua một số điều cần thiết sau:

• Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã đánh giá tốt hồ sơ xin việc.
• Khéo léo từ chối công việc, chú ý sử dụng từ ngữ nhẹ nhàng, lịch sự.
• Đưa ra lý do từ chối chân thành.
• Bày tỏ lòng tiếc nuối vì chưa thể hợp tác với công ty.
• Một lần nữa cảm ơn công ty ở cuối thư.

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã đánh giá cao bạn và cho bạn một cơ hội làm việc tại doanh nghiệp. Đặc biệt doanh nghiệp đã dành thời gian quý báu của mình để tạo cơ hội cho bạn và bạn cũng cần biết rằng giữa vô vàn các hồ sơ sơ xin việc để chọn được một hồ sơ phù hợp không phải là điều đơn giản. Vì thế lời cảm ơn sẽ là cách giúp bạn thể hiện sự biết ơn của mình đối với những gì mà nhà tuyển dụng đã làm.

Đưa ra lý do ngắn gọn, hợp lý nhưng không gây mất thiện cảm với doanh nghiệp. Một số lý do mà bạn có thể cân nhân khi trả lời thư mời nhận việc như: địa điểm làm việc xa nhà, đã nhận được lời mời làm việc từ bên khác, không phù hợp với định hướng nghề nghiệp mà bạn đã đặt ra,…

Cung cấp các phản hồi cũng là cách giúp bạn thể hiện sự khéo léo trong việc từ chối nhận việc. Bạn có thể gửi một vài góp ý nhỏ của mình khi tham gia ứng tuyển, đó có thể là lời nhận xét, động viên, hay phản hồi chưa tốt, v.v.

Để ngỏ cơ hội cơ hội là cách giúp bạn mở ra nhiều cơ hội cho tương lai, biết đâu sau này bạn sẽ có cơ hội hợp tác với doanh nghiệp thì sao. Vì thế đừng vội đóng sầm cánh cửa kết nối giữa bạn và nhà tuyển dụng nhé.

4. Những lưu ý khi trả lời thư mời nhận việc 

Phản hồi thư mời nhận việc tuy không khó nhưng nhất định phải lưu ý một vài điều dưới đây.

Bày tỏ thái độ trân trọng 

Nhiều sinh viên trẻ hiện nay vẫn còn quên lời cảm ơn ở đầu, cuối thư. Trong khi đó, không gì quan trọng hơn bằng việc thể hiện thái độ lịch sự qua thư phản hồi lời mời làm việc. Dù bạn chấp nhận hay từ chối công việc thì cũng phải tôn trọng sự quan tâm từ nhà tuyển dụng dành cho CV trước đó. Nếu bỏ qua lời cảm ơn, rất có thể nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên kém duyên và không có ấn tượng tốt nữa.

Yêu cầu văn bản về công việc 

Để chắc chắn rằng nhà tuyển dụng là nguồn đáng tin cậy, ứng viên nên gửi theo yêu cầu về văn bản chuyên môn trong thư trả lời nhận việc. Văn bản cần thiết thường là hợp đồng lao động hoặc bộ quy tắc lao động. Từ đó, ứng viên sẽ hiểu rõ hơn về công ty cũng như chức vụ mới.

Khéo léo trả lời đồng ý hoặc từ chối 

Luôn luôn phải khéo léo khi soạn thư phản hồi nhận việc cho dù bạn đồng ý, từ chối hay cần thêm thời gian suy nghĩ. Mẹo hay là hãy trả lời ngắn gọn và gây thiện cảm bằng ngôn từ lịch sự, nội dung quá dài dòng là điều không nên.

5. Những mẫu trả lời thư mời nhận việc chuẩn nhất 

Mẫu trả lời thư mời nhận việc – đồng ý  

Mẫu 1: 

“Thân gửi quý công ty…,

Cảm ơn quý công ty vì đã cân nhắc và lựa chọn tôi vào vị trí…Tôi xin phép xác nhận đồng ý làm việc và sẽ có mặt lúc 8:00 sáng Thứ Hai tuần này. Hy vọng sẽ sớm gặp lại quý công ty để được thảo luận chi tiết hơn về công việc. 

Tôi xin đính kèm một số thông tin cá nhân theo yêu cầu từ phía công ty: 

…

Chân thành cảm ơn, 

Ký tên”

Mẫu 2: 

“Dear đội ngũ công ty…, 

Rất cảm ơn các bạn vì đã trao cơ hội cho tôi làm việc tại vị trí…Tôi đồng ý tham gia vào công ty và rất mong được cống hiến hết sức mình trong tương lai. 

Hẹn gặp lại các bạn vào 8:00 sáng ngày 1/1/2021. Nếu có thể, xin hãy gửi cho tôi văn bản lao động cần thiết để thực hiện ký kết. 

Cảm ơn công ty…nhiều!”

Mẫu viết thư chấp nhận công việc

Tiêu đề thư trả lời nhận việc: Email đồng ý nhận việc… (tên công việc) -… (tên người gửi)

Kính gửi ông/ bà/ công ty:……

Tôi rất lấy làm vinh hạnh và vui mừng khi được nhận thư mời làm việc từ quý doanh nghiệp, thật lòng tôi rất biết ơn vì đã cho tôi cơ hội được cống hiến và làm việc hết mình tại vị trí… (tên công việc). Đây thực sự là công việc mà tôi hằng mong ước, vừa đúng chuyên môn vừa đúng mong đợi mà ứng tuyển. Vì vậy tôi rất muốn gắn bó và phát triển công ty lâu nhất có thể.

Vì vậy, tôi viết thư này để xác nhận với quý công ty rằng tôi đồng ý đảm nhận vị trí công việc… (tên công việc) và sẽ cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhất mọi công việc được giao.

Như đã thảo luận trước đó, mức lương hàng tháng của tôi là…. và tôi sẽ bắt đầu làm việc vào ngày…..

Nếu quý doanh nghiệp cần thêm thông tin hay giấy tờ liên quan, vui lòng phản hồi tôi trong thời gian sớm nhất để tôi có thể chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng!

…. (tên người gửi)

(Email – số điện thoại liên hệ)

Mẫu trả lời thư mời nhận việc khi bạn cần đàm phán

Xin chào… (tên người nhận thư),

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã tạo cơ hội cho tôi làm việc tại vị trí… (tên công việc). Tôi đã có một khoảng thời gian tuyệt vời khi gặp gỡ mọi người trong buổi phỏng vấn và rất vui mừng về cơ hội việc làm tại doanh nghiệp.

Sau khi xem xét lời đề nghị, tôi có một số câu hỏi mà tôi muốn bạn giải đáp — đặc biệt là về mức lương cơ bản và quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Bạn có thời gian trong tuần này để thảo luận không? Tôi rảnh hầu hết các buổi chiều vào khoảng 1 giờ chiều.

Trân trọng,

Ký tên.

Mẫu trả lời thư mời nhận việc – từ chối 

“Kính gửi quý công ty…,

Cảm ơn quý công ty vì đã xem xét CV của tôi và cho trúng tuyển vào vị trí…quý giá. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, cụ thể là…nên tôi hiện không thể hợp tác cùng công ty được. 

Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã quan tâm, thân chúc mọi điều thành công đến với công ty! 

Trân trọng,

Ký tên”

Mẫu thư từ chối job offer

Tiêu đề: (Tên người gửi) – Thư trả lời lời mời làm việc tại vị trí…. (tên vị trí công việc)

Kính gửi Anh/Chị X/Quý Công ty Y:…. (tên người nhận/tên công ty)

Em tên là…. (tên người gửi). Lời đầu tiên cho em xin phép gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Anh/Chị/Quý Công ty đã tạo cơ hội cho em được làm việc tại vị trí… (tên vị trí) tại doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, sau khi cân nhắc về lời đề nghị từ phía Anh/Chị/Quý Công ty em rất tiếc phải từ chối lời mời nhận việc. Lý do là em đã đồng ý thỏa thuận với một công ty khác. Vì vậy rất mong Anh/Chị/Quý Công ty thông cảm.

Qua đây, em thật lòng biết ơn Anh/Chị/Quý Công ty đã dành thời gian quý báu của mình để quan tâm đến hồ sơ ứng tuyển của em, cũng như dành thời gian phỏng vấn và gửi thư mời nhận việc cho vị trí này. Mong rằng trong tương lai chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác với nhau.

Cuối cùng, chúc Anh/Chị/Quý Công ty nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này. Chúc công ty luôn thành công và phát triển hơn nữa.

Trân trọng,

Ký tên.

Đối với mẫu thư từ chối nhận việc, tùy vào từng lý do cụ thể mà ứng viên có thể thay đổi nội dung thư trả lời nhận việc sao cho phù hợp.

Với những hướng dẫn và mẫu trả lời chi tiết trên đây, chắc hẳn bạn đã nắm được cách phản hồi thư mời nhận việc sao cho khéo léo, chuyên nghiệp và để lại được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng rồi. Nói tóm lại, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Cân nhắc kỹ trước khi viết mail phản hồi, để bản thân không hối hận trước quyết định chấp nhận hay từ chối công việc.
• Trả lời thư mời nhận việc ngắn gọn, tránh việc viết quá dài dòng.
• Thể hiện thái độ lịch sự, chuyên nghiệp và chân thành để tạo thiện cảm, bất kể là bạn đồng ý lời mời hay không.