KPI là gì? Cách xây dựng KPI trong Marketing chuẩn và đầy đủ

Chắc chắn là bạn đã ít nhất nghe thấy bạn, người quen,…của mình nói “em/ tôi đang chạy KPI để kịp tiến độ trước thời hạn”. Nhưng bạn có biết là KPI là gì? và tại sao lại quan trọng đến mức nào, hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu KPI Là Gì? Cách Xây Dựng Trong Marketing Chuẩn Và Đầy Đủ nha.

1. Khái niệm của KPI

KPI là từ viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator– Chỉ số hiệu suất công việc”, chỉ số này được sử dụng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của doanh nghiệp, cá nhân mỗi phòng ban, bộ phận.

Ở mỗi giai đoạn khác nhau thì KPI sẽ được đặt ra khác nhau, KPI mà phòng ban, doanh nghiệp đặt ra sẽ là động lực cho toàn thể nhân viên cùng nhau cố gắng đạt được. 

2. Phân loại KPI

Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có những loại  KPI khác nhau. Cho dù là có rất nhiều loại KPI nhưng ta chỉ phân thành 2 loại KPI chính là: KPI chiến lược và KPI chiến thuật. 

2.1 KPI chiến lược

KPI chiến lược là loại KPI gắn liền gắn liền mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian ngắn hoặc dài. Các chỉ số của loại hình KPI này gắn liền những khía cạnh trực tiếp như:lợi nhuận, doanh thu, nguồn vốn,…Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp vì vậy loại hình KPI chiến lược chỉ được các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp đưa ra.

2.2 KPI chiến thuật

Khác với KPI chiến lược thì KPI chiến thuật lại được các nhà quản lý sử dụng để đo lường chi tiết các chiến dịch nhỏ. KPI chiến thuật là KPI được đưa ra với mục tiêu giúp doanh nghiệp đạt được KPI chiến lược. KPI chiến thuật thường sẽ được các trưởng phòng, quản lý đưa ra để cho từng phòng ban hay nhân viên thực hiện.

3. Cách xây dựng KPI marketing hiệu quả

3.1 Yếu tố để xây dựng một KPI Marketing 

Một chỉ số KPI tốt là nền móng tốt nhất để xây dựng nên một KPI hiệu quả. Để đánh giá là chỉ số KPI này có tốt hay không thì cần dựa trên những yếu tố:

• KPI phù hợp với mục đích của KPI chiến lược của doanh nghiệp, KPI chiến thuật mà phòng ban đề ra phải hỗ trợ hoàn thành chiến lược của công ty.

• KPI phù hợp với chức năng của phòng ban, phù hợp với khả năng, chuyên môn của từng cá nhân trong phòng ban.
• Chắt lọc chỉ tiêu quan trọng, có tính đóng góp cho mục tiêu chung. Tuy KPI nhiều nhưng không mang lại lợi ích, giá trị, thà ít nhưng mang lại giá trị cao hơn. 
• KPI đặt ra phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trong nguyên tắc SMART. 

3.2 Các tiêu chí trong nguyên tắc SMART

• Specific – Cụ thể: KPI được đưa ra phải chính xác, rõ ràng, cụ thể con số cho từng nhiệm vụ như vậy người được nhận nhiệm vụ này mới biết nên làm như thế nào, cố gắng ra sao để đạt được KPI và hoàn thành KPI đứng thời hạn.
• Measurable- Đo lường được: KPI cũng cần đo lường được để có thể đánh giá hiệu quả công việc có đang thuận lợi hay không, Bạn có thể sử dụng các phần mềm để hỗ trợ trong công việc đo lường chỉ số này.
• Achievable – Trong khả năng đạt được: KPI được đưa ra phải phù hợp với tình hình hiện tại của công ty về nguồn lực cũng như nhân lực và không nên đưa ra những KPI quá cao so với điều kiện của công ty.

• Relevant – Thực thế: Khi đưa ra một KPI cho nhân viên thì bạn cũng cần xem xét nó có đang sát với thực tế, tình hình bên ngoài hay không, tiêu chí này vô cùng quan trọng vì nếu như bỏ qua thì tỉ lệ rất cao KPI đã đề ra sẽ không thể thực hiện được hoặc không thể hoàn hoàn thành. 
• Time-bound – Giới hạn thời gian: Khi đề ra một KPI thì nên đưa ra một thời gian cụ thể để người nhận công việc quản lý thời gian của mình, biết việc nào cần ưu tiên để hoàn thành KPI đúng thời hạn. 

• Quy trình xây dựng KPI Marketing 

Bất cứ việc gì cũng cần có một quy trình thì cũng đều cần có quy trình. Quy trình làm việc giúp cho người thực hiện công việc thực hiện công việc diễn ra một cách logic và xác định rõ công việc phải làm ngay từ đâu. 

• Thiết lập chủ thể xây dựng KPI

Vị trí chủ thể xây dựng KPI đòi hỏi là những người có năng lực chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp, hiểu rõ bản chất của KPI và luôn tiếp thu ý kiến đóng góp của các cá nhân, thành viên các bộ phận liên quan.

• Xác định rõ chức năng mỗi bộ phận 

Chủ thể cần lập ra một hệ thống KPI hợp lý cho từng bộ phận Marketing của doanh nghiệp, phù hợp với chức năng của từng bộ phận.

• Xác định rõ ràng chức danh, chức năng của bộ phận 

KPI không chỉ phù hợp với chức năng của mỗi bộ phận mà KPI được đưa ra cũng cần phải phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của từng cá nhân trong phòng ban marketing đó.

• Tạo các bảng điểm rõ ràng cho kết quả

Ở bước này chủ thể cần có một bảng điểm, điểm số được tính dựa trên những quy chuẩn để đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên.

• Đo lường, Kết luận, Điều chỉnh

Ở giai đoạn này các nhà lãnh đạo hoặc trưởng của bộ phận sẽ dựa vào số liệu đã tổng kết để kết luận, điều chỉnh chỉnh các hoạt động cho phù hợp với mục tiêu đã đặt và liên tục đổi mới và cải tiến quy trình.