Quản lý rủi ro trong dự án và phương pháp tối ưu dành cho Marketer

Quản lý rủi ro trong dự án giúp doanh nghiệp thấy trước việc có thể xảy ra, kế hoạch phòng ngừa và trường hợp xấu nhất là phải dừng dự án do không thể giải quyết rủi ro của nó. 

Hiểu rõ về quản lý rủi ro trong dự án?

Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa rủi ro là bất kỳ sự kiện bất ngờ nào xảy ra và có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến dự án của bạn, bao gồm: con người, quy trình, công nghệ và tài nguyên, v.v.  

Hãy nhớ rằng quản lý rủi ro trong dự án hoàn toàn khác với vấn đề khác biệt. Nếu vấn đề là nhiệm vụ mà bạn biết mình cần phải giải quyết vào một thời điểm nào đó có thể  đoán trước được, thì rủi ro xảy ra theo một cách nào đó, bất ngờ và nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Rủi ro của dự án về cơ bản xảy ra dựa trên các yếu tố:

– Khung thời gian rủi ro

–  Xác suất  tác động tích cực/tiêu cực

– Các yếu tố ảnh hưởng

Quản lý rủi ro trong dự án giống như cầm ô trên thị trường chứng khoán, bất kể trời nắng hay mưa. Vì vậy bạn hãy luôn chủ động trước những rủi ro nghiêm trọng có thể phát sinh để tự tin đối mặt và quản lý triệt để mà không  ảnh hưởng tiêu cực  đến dự án đang triển khai.

Một số rủi ro gặp phải trong dự án 

Khi dự án của bạn hoạt động tốt hơn với kết quả mong đợi, hãy xác định và  chuẩn bị cho càng nhiều rủi ro càng tốt. Đây là một số ví dụ về rủi ro dự án phổ biến đối với nhiều công ty là:

– Cắt giảm ngân sách bất ngờ

– Vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận không rõ ràng

– Chưa hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan

– Các bên liên quan thay đổi yêu cầu sau khi bắt đầu dự án

– Các bên liên quan thêm yêu cầu mới sau khi bắt đầu dự án

– Thiếu sự tương tác, trao đổi đa chiều dẫn đến hiểu lầm, bất đồng  tiến độ và chất lượng công trình

– Thiếu cam kết với các nguồn lực quản trị rủi ro dự án

Những rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi quản lý dự án 

Cách phổ biến để các tổ chức quản lý rủi ro dự án  là sử dụng một tệp theo dõi rủi ro. Các rủi ro do bạn xác định có thể được tìm thấy và  giải pháp cho từng trường hợp. Thêm những rủi ro mới phụ thuộc vào quá trình triển khai của dự án. Thủ tục này về cơ bản là hiệu quả, nhưng  mất thời gian và  bảo mật kém, bạn không thể kiểm soát chính xác  ai  xem tệp tài liệu  và ai chỉnh sửa tệp đó?

Xây dựng phương pháp tối ưu quản lý rủi ro trong dự án 

Xác định rủi ro dự án 

Sau khi đánh giá rủi ro hoàn tất, bạn nên xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro để sẵn sàng ứng phó với mọi rủi ro, dù là khả năng xảy ra nhỏ nhất. Bạn hãy nhớ rằng quản lý rủi ro không phải là một điều. 

Đánh dấu vào danh sách việc cần làm của dự án, đó là một quá trình nghiêm túc, đòi hỏi thực hiện liên tục và lâu dài. Bạn có thể chấp nhận rủi ro bao nhiêu trước khi cân nhắc rời khỏi dự án.

Xác định các rủi ro cao cần xử lý đầu tiên

Nếu xảy ra sự cố có thể làm hỏng dự án, bạn muốn được hỏi ý kiến ​​trước hay bạn có quyền hành động ngay lập tức? Đảm bảo rằng mọi người đều biết kế hoạch quản lý rủi ro và đồng ý với chiến lược này. Khi bạn đã xác định khả năng chấp nhận rủi ro của dự án, bạn có thể bắt đầu xác định những rủi ro nào xứng đáng với thời gian và sự chú ý của bạn. 

Xác định rủi ro mức độ rủi ro của dự án 

Mặc dù rủi ro rất có thể xảy ra, nhưng giả sử bạn thêm 200 đô la vào chi phí dự án trong khi ngân sách của bạn là 50 triệu đô la nếu tác động của bạn nhỏ. Bạn có thể bỏ qua nó nếu giải pháp quyết định rủi ro này tốn thời gian, nguồn lực và không mang lại kết quả.

Các dấu hiệu rủi ro sắp xảy ra

Các dấu hiệu cho thấy một rủi ro cụ thể sắp xảy ra là gì? Nếu ai đó bắt đầu hắt hơi và ho trong văn phòng, điều đó có khả thi không? có thể là “nguyên nhân” khiến máy tính của bạn bị cảm cúm. Các quy trình công việc cụ thể thiết lập các trách nhiệm cá nhân và các vị trí thay thế để ứng phó khi rủi ro xuất hiện.

Xây dựng kế hoạch hành động quản lý rủi ro trong dự án

Bạn có thể làm gì để giảm khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực của nó? Khi rủi ro xảy ra, cách ứng phó hiệu quả nhất là gì? Nhóm sẽ làm như thế nào và ai chịu trách nhiệm về công việc? Đảm bảo rằng kế hoạch chi tiết đã được tính toán cho từng rủi ro và chia sẻ chi tiết với từng thành viên trong nhóm của bạn để có thể quản lý rủi ro trong dự án một cách tốt nhất.

Đánh giá sau việc giải quyết rủi ro dự án 

Sau khi dự án của bạn hoàn thành, hãy ngồi lại và suy nghĩ về mức độ hiệu quả của chiến lược của bạn. Vậy, kế hoạch có hoạt động, xây dựng thành công và ngăn ngừa rủi ro ảnh hưởng đến kết quả của dự án không? Bạn sẽ rút ra được bài học quản lý rủi ro trong dự án sau khi hiểu rõ bài viết trên.

Xem thêm tông tin tại: https://lbtcreative.com/blog/

———————————————————————————————————————————-

LBT creative – Agency chuyên tư vấn thương hiệu, chiến lược marketing cho doanh nghiệp

Facebook: LBT Creative – Booking Quảng cáo, PR Báo Chí

Hotline: 0916166898

Email: lbtcreativehn@gmail.com